Юлия Максина, директор по развитию издательства «Манн, Иванов и Фербер» поделилась шпаргалкой по работе с удаленной командой.

Резко меняется формат работы в компаниях. Люди не умеют трудиться удаленно, а руководителям сложно управлять распределенной командой. Бизнес по-прежнему должен приносить результат в новых условиях.

Я 8 лет работала директором по развитию в издательстве МИФ, где 200+ сотрудников трудятся из дома. И при этом — супер-эффективно трудятся. Делюсь шпаргалкой по удаленной работе ))

Всегда используйте видео

На онлайн-встречах всегда включайте камеру и микрофон. Даже если “Ой, а я сегодня не накрашена” или “Можно без камеры, я не выспался”. Видео позволяет концентрироваться на цели встречи и процессе общения. И не будет возникать соблазн отвлечься в формате – “пойду пожарю яичницу” во время конф.колла. Побочный эффект: научитесь каждый рабочий день приводить себя в порядок и снимать пижаму.

Сделайте «прошивку календаря»

В офлайне коллега может подойти и спросить “Че делаешь?”. В онлайне важна прозрачность вашей работы и удобство согласования времени совместных встреч. Используйте инструмент “прошивка календаря”. Как это работает?

  • Все свои встречи и задачи на пару недель вперед фиксируйте в календаре. Как только формулируете или получаете задачу, сразу добавляйте в календарь день и время, когда планируете ее сделать.
  • Сделайте свой календарь доступным. Так коллеги узнают, чем вы заняты и в какое время вы можете пообщаться.

Выбирайте правильные каналы общения для каждой задачи

Теперь оторвать коллегу “на минутку” и задать вопрос — непросто. Что делать?

  • Почта — если у вас не очень срочный вопрос, пишите письма. В МИФе, например, в культуре было отвечать на письма в течение суток.
  • Мессенджер — если вам нужен более оперативный ответ. Но будьте готовы, что ваш вопрос могут пропустить, поэтому продублируйте его на почту.
  • Телефон — если очень срочный вопрос, который вам нужно решить здесь и сейчас. Чем сейчас занят коллега — смотрите в его календаре.

Пользуйтесь облаком

Используйте сервисы для удаленной совместной работы. Например, Google Docs. Можно больше не пересылать друг другу файлы с комментариями, а работать одновременно над документами онлайн. Помню свой восторг, когда я поняла, что мне теперь не придется пересылать каждый день файл excel с данными по продажам.

Организуйте митинги

Настройте единое инфополе. Сложность хоум-офиса в том, что сотрудники чувствуют одиночество, и не понимают, что происходит в соседнем отделе, каждый сидит в своем “огороде”. Введите регулярные онлайн-встречи командой раз в неделю, на которые каждый приносит результаты, делится достижениями и сложностями.

Создавайте «болталки»

В офисе есть возможность неформально общаться на обеде или на перекуре. При переходе на удаленку отношения между сотрудниками помогают договариваться и добиваться целей, особенно пока не настроены бизнес-процессы. Создавайте и поддерживайте создание чатов, в которых можно “просто поболтать”. В МИФе есть группа в телеграмме и отдельные чаты по командам.

Используйте «Правило картошки»

На удаленке количество коммуникаций увеличивается в разы. Скорее всего, вы будете получать еще больше писем. У меня был период, когда я получала по 100 писем в день. И это был не спам )) Получив письмо, мы отвечаем «ок» или «принято». Так коллеги понимают, что вы живой (зачеркнуто), приняли инфу или взяли задачу в работу. Используйте «Правило картошки». Это правило я подсмотрела у Федора Овчинникова, когда он еще только думал о Додо и устроился на работу в Макдональдс. Вот его история.

«Мне говорили: «Большая картошка, спасибо!». Я отвечал: «Принял, большая картошка, спасибо!». Это была «обратная связь». Через неделю работы в «Макдоналдсе», я ловил себя на том, что обратная связь включалась уже сама собой и за пределами ресторана. «Передайте мне соль, спасибо!» — «Принял, соль, спасибо!».

Обратная связь нужна была для того, чтобы информация не терялась среди огромного количества параллельных микро бизнес-процессов. Люди играют огромную роль в технологии «Макдоналдс», так как ни один компьютер, ни одна информационная система не работает так быстро как мозг человека. Большинство информации внутри кухни «Макдоналдс» передаются людьми, а компьютера только помогают, слишком уж быстро надо передавать данные. Когда берешь для заказа гамбургер, кричишь: «Один гам забрал, спасибо!», а работники кухни кричат в ответ: «Один гам, принял, спасибо!». Они сразу получает сигнал о том, что одним гамбургером на «бине» (место, куда попадают готовые бургеры) стало меньше.»

Stay home and get result!