Последние несколько лет были сложными для бизнеса: пандемия, санкции, мобилизация. Компании получили ряд ударов. Кому-то пришлось уйти с рынка, но многие устояли благодаря правильной оценке ситуации и грамотной оптимизации. О том, как сократить расходы в кризис без ущерба для эффективности бизнеса, рассказал Александр Авдеев, CEO Broniboy.

Сегодня бизнесу важно тратить деньги и ресурсы только на то, что может принести прибыль уже в ближайшей перспективе. Многие компании опасаются наращивать производственные мощности и вкладывать деньги в привлечение новых клиентов. В кризис компании, в первую очередь, начинают сокращать фонд оплаты труда и расходы на маркетинг. Решение логичное, но далеко не единственное.

Нужно помнить, что необдуманное снижение расходов может привести к потере всего бизнеса. Поэтому прежде, чем перейти к конкретным шагам, стоит проанализировать каждую статью расходов. Если все сделать правильно — оптимизация обязательно пойдет на пользу компании.

Анализ расходов: на что обратить внимание бизнесу

Для начала необходимо изучить все издержки компании за последние 3-6 месяцев, а лучше за год, чтобы понять, где можно и нужно сэкономить. Разобраться, куда уходят деньги и в каком количестве. Например, на оплату труда сотрудников компания тратит 40% расходов, еще 40% — на закупку товаров или сырья, остальные — на погашение займов и хозяйственные нужды. Дальше необходимо ответить на следующие вопросы:

  • насколько рациональны такие расходы на текущий момент;
  • что изменится после сокращения той или иной статьи затрат;
  • окупаются ли вложенные средства, если да, то сколько прибыли они приносят.

Таким образом бизнес сможет найти слабые места, где компания сильно переплачивает. Например, бонусы сотрудникам выплачиваются регулярно, а нужного KPI нет. Также важно отследить, нет ли тенденции к росту расходов за последнее время и не сокращаются ли доходы.

Анализ доходов и расходов — сложная и многогранная задача. Но уже сама фокусировка на их соотношении, понимание размеров каждой статьи затрат, вопросы об их целесообразности — важный шаг, который помогает найти возможности для экономии.

Как бизнесу оптимизировать расходы

Займитесь автоматизацией бизнес-процессов

Автоматизация помогает бизнесу сэкономить не только деньги, но и время. Снижается количество рутинных задач, выполняемых сотрудниками. А значит, можно сократить количество персонала. Все процессы выполняются быстрее и без ошибок. Не нужно тратить время на их исправление.

Автоматизировать можно логистику и доставку, склад, частично маркетинг, поддержку, прогнозирование спроса на товар. Если ритейлер выполняет всё это вручную да еще и неправильно — количество расходов растет, а владелец бизнеса даже не подозревает, в чем причина.

Например, если сотрудник ритейлера не умеет прогнозировать спрос и плохо анализирует продажи, то он будет закупать слишком много или недостаточно товаров. В первом случае владелец бизнеса получит убытки из-за того, что на складе пылятся остатки, которые приходится либо утилизировать, либо продавать по себестоимости. Во втором — он теряет прибыль, потому что не сделал то количество продаж, которое мог бы.

Найдите все процессы в компании, которые можно автоматизировать. Посчитайте расходы на внедрение цифровых решений и определите, в течение какого времени они будут окупаться, чтобы понять выгодно это бизнесу в текущий момент или нет. 

Проанализируйте расходы на рекламу

С этой статьей расходов важно быть осторожным. Ведь без рекламы компания рискует остаться без новых клиентов и потерять старых, которые не делают заказов без напоминания.

Если вы всё же решили урезать маркетинговый бюджет — пересмотрите кампании за последние полгода, определите среди них неэффективные и поставьте на паузу. «Под нож» можно пустить каналы с самой высокой стоимостью, которые имели минимальную отдачу, никак не помогли росту лояльности аудитории, повышению узнаваемости бренда, увеличению количества продаж.

Пересмотрите расходы на поставки

В ритейле существенная часть расходов приходится на поставки. Причем, когда речь заходит об этой статье, зачастую на ум приходят издержки, связанные с закупкой основного продукта, который предлагает компания конечным потребителям.

На деле же средства уходят, в том числе и на поставки тех товаров или услуг, которые не имеют никакого отношения к основному продукту компании. Например, хозотдел регулярно закупает столько канцтоваров, сколько хватило бы на несколько лет. Картриджи в принтере всё время заправляются по старым темпам, хотя бизнес уже полтора года использует ЭДО.

Но и на закупки по основному профилю компании тоже важно обратить внимание. Возможно, на рынке появились поставщики с более низкой стоимостью товаров или сырья при аналогичном качестве.

Измените отношения с поставщиками

Если взаимоотношения с поставщиками выстроены неправильно — это приводит к кассовым разрывам и потере прибыли. Например, вы заплатили контрагенту 100% предоплату за партию товаров. Но он доставил ее с задержкой, в течение которой вы теряли прибыль. Для сезонных товаров это почти катастрофа.

Для таких ситуаций должны быть предусмотрены финансовые санкции. Поставщиков также важно тестировать. Не стоит сразу закупать большую партию товаров, даже если вам сильно понравились образцы. Лучше 2-3 раза протестировать сотрудничество. И если что-то пойдет не так — потерять деньги за небольшую партию не так критично.

Пересмотрите запущенные проекты

Новые проекты и идеи — это, конечно, хорошо. Но в кризис (да и не только в кризис) важно, чтобы в идеале они запускались на основе точных расчетов по реальным данным или хотя бы в результате тестирования гипотез, а не по желанию руководителя компании или менеджера-энтузиаста.

В сложной экономической ситуации важно сосредотачиваться на направлениях, стабильно приносящих прибыль. Время для экспериментов наступит позже. Поэтому, даже если вы изучаете идею, которая, на ваш взгляд, сработает, но уже сегодня требует больших вложений — лучше отложить реализацию такого проекта на потом.

Перейдите на новую модель доставки

Сотрудничество с сервисами доставки в прежнем формате невыгодно бизнесу из-за высокой комиссии и связанной с этим потери выручки. Фулфилмент от крупного агрегатора, который берет на себя всё, от привлечения клиентов и обработки заказов до доставки, стоит около 30% от стоимости каждого заказа.

То есть треть выручки нужно отдать сервису. Во времена пандемии в нашей сфере именно из-за этого закрылось много ресторанов. А переход на новую модель мог бы их спасти. Есть разные варианты: выстраивание своей доставки, сотрудничество с агрегатором по модели подписки (фиксированная сумма в месяц), хайринг — почасовая аренда курьеров.

В каждом из этих случаев у компании появятся новые статьи затрат. Например, нужно самостоятельно организовывать маркетинг, выплачивать зарплату новым сотрудникам. Но и экономия для каждого магазина при переходе с текущей модели доставки на новую может оказаться существенной, особенно по сравнению со стоимостью услуг классического агрегатора. Важно заранее ее просчитать. Она зависит от среднего чека компании, количества заказов, сезонности спроса на доставку.

Выбор самого эффективного и бюджетного формата индивидуален для каждого ритейлера. То, что подойдет одному, может не принести экономии другому. Например, для одной компании может оказаться слишком сложным выстраивание собственного маркетинга: расходы на него неподъемные и не приносят нужного результата. Ему выгоднее сотрудничать с агрегатором.

Другой компании может оказаться выгодной почасовая аренда курьеров, таким образом она сэкономит на комиссии классического агрегатора. Универсальных решений здесь нет. Компании нужно отталкиваться от своих задач и бизнес-модели и стремиться не просто оптимизировать расходы на доставку, но и повысить качество сервиса.

Подведем итоги

Неважно, какие факторы подталкивают компанию на оптимизацию расходов. Не стоит бояться этого процесса, потому что при правильном подходе результат может принести много пользы для бизнеса. А сэкономленные деньги можно будет распределить на более приоритетные направления.

Работа над оптимизацией расходов за счет выстраивания более эффективных бизнес-процессов, отсечения инвестиций и издержек, которые не приносят прибыль, необходима компаниям всегда, а не только в сложных экономических условиях. Главное — не перегибать: не сокращать операционные расходы, весь штат, ФОТ до уровня МРОТ, не экономить на качестве сырья и сервисе, а также не «выжигать кислотой» весь маркетинг и проекты. У каждого решения должно быть четкое обоснование, а лучше — точные расчеты.