Когда работники перестают справляться с задачами, начальство чаще всего считает, что они ленивы или им не хватает навыков. На самом деле причина пропуска дедлайнов или неточностей в работе часто кроется в неправильной постановке вопроса. Возникает разумный вопрос: «Как отдавать распоряжения так, чтобы получить хороший результат в сжатые сроки?». Своим опытом и правилами управления командой с изданием поделился Дмитрий Кузнецов — предприниматель, владелец двух бизнесов: компании, специализирующейся на аренде автомобилей бизнес- и премиум класса «Gatsby Rent a Car», и компании, специализирующейся на логистике товаров из Китая и Европы, предприниматель с 10-летним стажем.
«50% успеха — это правильная постановка задачи — эта формула кажется настолько естественной, что многие управленцы о ней забывают. В результате коммуникация подчинённых с начальником нарушается, у руководителя растёт недовольство работой сотрудников, а те искренне не понимают причину. На самом деле достаточно придерживаться нескольких простых правил, чтобы избегать лишнего стресса и не сдвигать сроки. Вот некоторые из них:
Одна задача — один ответственный
Для решения одной задачи я всегда выбираю одного ответственного. Это не значит, что всё выполнять придётся только ему. Он может привлечь для достижения поставленной цели менеджеров разных уровней. Но о проделанной работе отчитываться придётся лично. Этот сотрудник становится руководителем среди наблюдателей и соисполнителей в рамках одного поручения. Подобный способ постановки задач избавляет вас как руководителя от необходимости спрашивать с каждого соисполнителя отдельно и позволяет целиком сконцентрироваться на общей цели, не отвлекаясь на детали. Кроме того, так результативность повышается в разы, потому что ответственность не «делится», её невозможно перевесить на коллегу.
Подробный план — залог успеха
Чтобы руководителя поняли правильно, для начала ему самому нужно в деталях представить пошаговый план действий. Это позволит поставить разумные сроки и определить достижимость цели. Чем подробнее он всё распишет, тем ниже вероятность ошибки. Если я просто скажу своей помощнице: «Аня, сделай визитки», результатом я вряд ли буду доволен. Но если я объясню, какими вижу эти визитки, опишу бумагу, цвет, текст, то с вероятностью 99% они мне понравятся. Если поставить задачу и не донести до исполнителя, как её решать, то недочёты неизбежны. Так что лучше выделить лишних 15-20 минут на подробное описание цели и путей её достижения, чем тратить часы и дни на внесение бесчисленных правок.
Ознакомлен, вопросов не имею
Необходимо, чтобы в течение суток после постановки задачи ответственный поставил в графе напротив неё свою подпись — это сигнал принятия задачи. Очень важно, чтобы ответственный обязательно это сделал, а если у него возникли вопросы, задал их, причём не за час до дедлайна. Если основной исполнитель задачу принял, то он потом в полной мере отвечает за неё и уже не забудет или не придумает повод для переноса дедлайна.
Эффективный мониторинг лучше замечаний
Каждый сотрудник должен начинать и заканчивать свой рабочий день со списка задач в CRM-системе. Так руководителю легче контролировать весь процесс в целом и работу каждого по отдельности, а сотрудники имеют чёткий план на день. По окончании работы все задачи нужно закрыть или перенести на более поздний срок. Только руководитель может продлить дедлайн или поставить значок о выполнении задачи, если доволен результатом.
Маленький шаг для общего дела
Значимость любой задачи для руководителя и для исполнителя разная, потому что ответственный исполнитель видит её без привязки к более глобальным планам, известных только владельцу компании. Именно поэтому сотрудник должен осознавать ценность своего вклада в общее дело, чтобы не чувствовать себя незначительным винтиком в большом механизме.
Поощрение и наказание
Чтобы гарантировать эффективность решения задач, используйте подходящие инструменты воздействия на персонал. Например, у меня в компании внедрены штрафы. В случае, если задача просрочена без объяснения причин, я штрафую исполнителя на 50 рублей за каждые сутки просрочки. Даже небольшая возможная потеря денег создаёт дополнительную мотивацию для качественной работы. Если получен хороший результат, не стоит это игнорировать, лучше похвалить сотрудника, чтобы мотивировать его на дальнейшие достижения.
По своему опыту могу сказать, что сотрудники не обладают телепатическими навыками, а могут додумывать суть поручения и тогда выполнять его не так, как нужно компании. Поэтому постановка задачи должна быть понятна и прозрачна, только тогда можно рассчитывать на желаемый результат».