Наш мозг устроен так, что старается избегать любых сложностей, и прокрастинация – один из его любимых инструментов. Не получая быстрого результата, мы начинаем отвлекаться, и в итоге на достижение цели уходит намного больше времени и сил, чем могло бы. О том, как методы тайм-менеджмента помогут сэкономить ресурсы и стать более продуктивным, рассказывает Юлия Родочинская, маркетолог, основатель Института Онлайн Профессий и агентства Julia Marketing, автор популярного Instagram-блога @julia_marketing.

Правило помидора

Универсальная техника, одинаково подходящая для бизнесменов, студентов, домохозяек, помогает справиться с монотонными или требующими концентрации делами. Свое название получила в честь кухонного таймера в виде помидора, которым пользовался изобретатель метода Франческо Чирилло. Ее суть заключается в чередовании этапов работы и отдыха. Заведите будильник на 25 минут, и все это время посвящайте только делу. Затем сделайте 5-минутный перерыв. Через четыре подхода прервитесь на 40 минут.

Это не значит, что через 25 минут в должны закрыть задачу. Смысл в том, чтобы полностью сконцентрироваться на процессе, не отвлекаясь на другие дела, телефонные звонки, соцсети. За более чем 20 лет существования техника получила множество вариаций. Работать можно в комфортном графике. Например, по 45 минут, а потом дать себе 10-минутную передышку.

Правило трех

Консультант по вопросам продуктивности Крис Бейли рекомендует планировать день с вечера. Составьте список того, что необходимо сделать и выберите три основные задачи. Это поможет не растрачивать энергию на второстепенные вопросы и легче справляться с масштабными проектами. Принцип подходит и для долгосрочного планирования. Правда, при таком подходе может накопиться много мелких задач. Если их некому делегировать, воспользуйтесь «правилом девяти».

Метод «1-3-5» или «правило 9»

Согласно этой методике в день нужно выполнить одно особенно важное дело, три средних и пять небольших. Благодаря такому разбросу текущие задачи – вроде разбора писем, подписания документов – не будут накапливаться. Система позволяет эффективно планировать день и продуктивно работать, не выбиваясь из последних сил. Еще один ее плюс в том, что каждый вечер у вас будет видимый результат трудов.

Метод «90 на 30»

Как и его «коллега», метод «52 на 17», основан на результатах исследований работы головного мозга. Нейробиологи утверждают, что нам проще работать в потоке 90 или 52 минут, а потом сделать перерыв на 30 или 17 минут соответственно. Время отдыха лучше посвятить другой деятельности – прогуляться, перекусить, послушать музыку. Это поможет мозгу перестроиться и восстановиться.

Метод лягушки

Техника также базируется на особенностях работы мозга. Утром, когда мы полны сил, нам легче справиться со сложными и энергозатратными делами. В тайм-менеджменте такие задачи называют «лягушками» и рекомендуют решать в первой половине дня. Все, что дается легче и приносит удовольствие, можно перенести на обед и послеобеденное время. Методика позволяет экономить силы и больше успевать.

Кроме того, существует множество программ и мобильных приложений по тайм-менеджменту. Есть даже такие, которые учитывают индивидуальные особенности вроде пиков активности. Например, совам проще работать после обеда, а жаворонки более эффективны в первой половине дня.

Полезные советы

И в завершение несколько советов, которые помогут справиться с трудоемкими проектами.

1. Ставьте промежуточные цели.  Масштабные задачи могут выглядеть пугающе, но, если выделить несколько основных линий и каждую разделить на этапы, процесс пойдет быстрее. Так вы четко поймете, как действовать, сможете спрогнозировать сложности и найти пути их решения. А также постоянно будете видеть перед глазами результат.

2. Поощряйте себя.  В зависимости от продолжительности проекта подводите итоги каждые три недели или раз в два месяца. Если работа выполнена хорошо, вы заслужили награду. Назначьте ее заранее, чтобы было, к чему стремиться.

3. Дружите с дедлайнами. Это не только тревожная дата в календаре, но и средство для профессионального и личностного роста. Радость от победы, что вы сдали работу в срок и сделали ее хорошо, мотивирует на новые достижения.