Анна Шуст, предприниматель, маркетолог и журналист, основатель брендов Mum’s Era и «Ехидна», рассказывает, на что стоит обращать внимание при аренде офиса и делится историями из собственного опыта.
Вместе с мужем Дмитрием Анна 13 лет назад основала с нуля два успешных бизнеса – Mum’s Era и «Ехидна» – по производству товаров для детей и родителей.
В своей новой книге «Как открыть бизнес и наступить на все грабли» она рассказывает о собственном опыте предпринимательства, о том Анна и Дмитрий были воодушевлены идеей «перестать работать на дядю» и «открыть свой бизнес», но понятия не имели, как это правильно сделать. Это книга для обычных людей, которые хотят создать что-то свое в суровых российских реалиях, не имея опыта и внушительной финансовой подушки.
В прошлой статье мы публиковали истории о маркетинге, а сегодня мы делимся выдержками из главы “Офис. О чем вам не скажет арендодатель”.
О важности деталей при аренде офиса
К идее снять офис и склад мы пришли примерночерез два года от начала бизнеса. К этому времени у нас появилась уверенность в том, что обороты позволяют нам содержать достаточно просторное поме-щение. Кроме того, мы давно переросли формат торгового павильона на рынке, и нашим сотрудникам требовалось удобное рабочее место, а для хранения товаров — большой склад со стеллажами.
Тем не менее, речь ни в коем случае не шла об офисе класса А или даже В. Нам нужно было скромное помещение порядка сотни квадратных метров за небольшие деньги. Да еще расположенное не очень далеко от нашего дома. А еще надо было, чтобы к зданию могла подъехать грузовая машина для погрузки-выгрузки. И при этом груз не нужно было быносить по лестницам.
Как вы понимаете, подобрать помещение с учетом всех этих требований — задача непростая. В общем, после достаточно продолжительных поисков удалось найти отремонтированный цокольный этаж на улице Вучетича… Подписали договор аренды, закупили мебель. Оставалось собрать столы и шкафы, разложить товар, доделать некоторые мелочи, и можно будет открываться.
И тут раздался звонок: “Дмитрий, приезжайте скорее, нас затопило! Воды по колено!”
Как вскоре выяснилось, рядом с нашим офисом находился колодец коллектора, в который собирались все ливневые стоки. По какой-то случайности его слив оказался забит, а так как дождь был сильный, колодец переполнился, и вода нашла выход в виде нашего помещения.
И это был далеко не единственный форс-мажор, с которым нам пришлось столкнуться в этом помещении. Вообще с офисом на Вучетича постоянно что-то происходило. Вот лишь несколько примеров:
Затопления. Между летом и зимой его постояннозатапливало. Осенью заливало дождями, весной этобыла вода от растаявшего снега. И пусть по коленов воде наши менеджеры по офису больше не ходили, все равно клиентам не объяснишь, почему они должны на входе перепрыгивать через огромную лужу.
Проблемные соседи. Перед тем как снять это помещение, мы уточнили: не будут ли против жильцы (помещения находились в цокольном этаже обычной жилой хрущевки)? Арендодатель сказал, что все будет в порядке. Наврал, естественно. Как вскоре выяснилось, в доме действовал целый комитет. Одна из жительниц дома особенно нас невзлюбила. Ей постоянночто-то казалось: мы шумим, стучим, курим, а дым идет к ней в окна (хотя наши сотрудники некурящие), и всячески мешаем ей жить. Естественно в ответ она всеми силами портила нам жизнь.
Предприимчивый арендодатель. Мы сняли половину цокольного этажа, вторая половина долго пустовала. Наверное, потенциальные съемщики были более опытными, чем мы, и им хватало одного взгляда, чтобы определить все минусы. Но арендодатель нашел выход из положения. Сдача посуточно! После нескольких жутких распродаж на 1-2 дня и их агрессивных рекламных акций, мы написали арендодателю письмо с описанием всех понесенных убытков и предупреждением, что разорвем контракт, если такое будет повторяться.
В общем, когда обороты бизнеса выросли и нам перестало хватать места, мы с облегчением выдохнули и нашли новый офис и склад гораздо ближе к дому.
10 выстраданных правил о ремонте
Ремонт — это отдельная большая (и больная) тема. Любой человек, который ремонтировал хотя бы домашний санузел, знает, что это не только колоссальный опыт, но также и стресс. Начать ремонт можно, а закончить нельзя. Но его можно приостановить за отсутствием финансирования.
Нам так «везло», что практически в каждом нашем новом офисе и складе нам приходилось делать ремонт. Иногда это были мелочи, а иногда что-то весьма масштабное.
Каждый ремонт обходился нам в сумму не менее нескольких сотен тысяч рублей и в миллионы погибших нервных клеток. Поэтому со временем у нас выработался определенный кодекс отношения к ремонту.
1. Ремонт лучше не начинать. Его необходимость можно проверять следующим вопросом: «Мог бы я сам проработать на этом месте и в этой обстановке еще год?» Если ответ скорее положительный, то ничего трогать не нужно.
2. Вкладывать в ремонт стоит необходимый минимум. Все равно помещение вам не принадлежит и рано или поздно вам придется съехать, а ремонт останется в подарок следующему арендатору. Или же, как это один раз случилось с нами, здание просто пойдет под снос вместе со всеми нашими улучшениями.
3. Лучше заранее выделить на ремонт определенную сумму и стараться не превышать ее ни при каких обстоятельствах (на самом деле, конечно, допустимы колебания в размере, скажем, +/– 15%, но не более).
4. Тем не менее не стоит впадать в жадность и экономить на материалах каждый рубль. Все-таки вам и вашим сотрудникам придется провести в офисе немало времени. Поэтому лучше тратить немного, но со вкусом. Материалы хорошего качества, кстати, всегда можно купить по акции. И не обязательно покупать кожаные диваны за 90 000, есть более дешевые варианты из ИКЕА.
5. С самого начала следует аккуратно провестивсе замеры помещения. Если для вас это делал кто-то другой — сами возьмите рулетку, проверьте и удивитесь. Ваши замеры с большой вероятностью будут отличаться.
6. После того как подготовлен дизайн-проект (необязательно в виде красивой брошюры от дизайнера, можно и карандашом на листе А4), можно попробовать показать его друзьям и сотрудникам. Пусть это будет мини-презентация, на которой вы расскажете, где и какая мебель будет стоять, где будут двери, проходы, как будут ходить и сидеть люди. Стоит записать все комментарии и потом подумать над ними на досуге. Вообще, ремонт — дело коллективное.
7. На всех этапах ремонта стоит руководствоваться высказыванием В. И. Ленина: «Учет и контроль — вот главное, что требуется для (…) правильного функционирования первой фазы коммунистического общества». Запомнили? Учет и контроль! Это значит, что очень важно заранее составлять сметы и всячески обкладываться бумагами. Все документы потом необходимо хранить в архиве.
8. Требуйте от арендодателя ремонтные каникулы (льготный период на время ремонта, когда вы не платите за аренду, если кто не в курсе)!
9. Ремонт имеет неприятное свойство затягиваться. Знающие люди советуют умножать первоначальный срок на три. У нас это правило неоднократно подтверждалось.
10. Следует предусмотреть штрафные санкции за срыв сроков ремонта в договоре. Иначе подрядчик будет постоянно кормить вас «завтраками».
И еще одно. Неприятно такое писать, но, пожалуй, стоит выработать у себя чувство здоровой подозрительности. Дело в том, что при каждом ремонте нас пытались обмануть со стоимостью материалов, работ и с другими условиями.
Какие советы мы могли бы дать самим себе по поводу аренды помещений
Низкая цена аренды может говорить о том, что помещение проблемное. Особенно, если это подвал или цокольный этаж. Подвал и затопление — слова-синонимы.
Хорошей идеей перед тем, как подписать договор аренды, будет опросить соседей. Так можно узнать, кто раньше снимал помещение, какие здесь условия, как часто повышают арендную ставку.
Если вы планируете снять офис в большом здании с другими арендаторами, уточните, каким бизнесом занимаются соседи за стенкой. В одном нашем помещении за стеной была пекарня, и в определенные часы во всех комнатах пахло свежим хлебом. Узнали мы это уже по факту. А если бы там был рыбный цех?
Если вам кажется, что арендодатель чего-то не договаривает, то… вам не кажется. Лучше задать ему больше вопросов в начале, чем потом. Все ответы стоит фиксировать на диктофон и переносить в договор. Впоследствии это может здорово пригодиться.
