Суд из-за потерянного акта, полмиллиона ежегодных расходов только на доставку и бесполезная беготня с бумажками — как и почему IT-компания решила оптимизировать внутренние бизнес-процессы рассказал борт №1 Artsofte Николай Адеев.

Сегодня подавляющее большинство российских компаний сталкиваются с набором одних и тех же операций, работа над которыми, с одной стороны, необходима, с другой – сильно бюрократизирует деятельность компании.

Например:

  1. Внутренние документы и кадровый документооборот. Работа «в белую» подразумевает подписание трудовых договоров, приказов, заявлений на отгул или отпуск, ознакомление с внутренними регламентами. В этом участвует бухгалтерия, отдел кадров, генеральный директор и каждый сотрудник компании.
  2. Внешние документы, которые регулирует взаимные обязательства с другими компаниями – оформление отношений с клиентами, совместные проекты с партнерами, заказы у подрядчиков. 

Как правило, сотрудники передают свои документы секретарю или офис-менеджеру, затем директор их подписывает и возвращает офис-менеджеру, который разбирает, что куда вернуть и куда отправить на подписание. По каждому документу решают, насколько он срочный, и отправляют курьером или по почте. Часть документов идет через бухгалтера и юристов.

Договоры, приказы, заявления сотрудников подписывает отдел кадров. Тех, кто работает из дома, просят зайти и подписывают с ними сразу стопку документов. Потом подписывают у директора, и при следующем подписании отдают сотрудникам их экземпляры.

При работе с клиентами и подрядчиками бывает, что нужно срочно что-то подписать, а директора может не быть в офисе, городе или стране. На этот случай у нескольких сотрудников компании есть доверенность, и они могут подписывать документы от лица компании – для каждого бизнес-юнита это отдельный человек. Срочный документ подписать сложно и доверенности эту проблему не решают — все равно в конкретный момент подписание зависит от того, где находится директор или человек с доверенностью. И легко может оказаться, что они оба уехали в командировку, кто-то ушел на больничный, а кто-то уехал в отпуск.

Сама задача на оформление документов с подрядчиками для сотрудников выглядит так: получить договор, поставить задачу на офис менеджера передать договор директору, просить офис-менеджера напомнить руководителю, чтобы он подписал документ или искать директора самостоятельно. Если не очень срочно – сотрудник должен помнить о договоре, напоминать офис-менеджеру, чтобы после подписания получить скан и отправить контрагентам.

Потом отправляется оригинал, и сотрудник должен узнавать, а пришли ли оригиналы документов. Так никто не делает, поэтому через полгода начинаются сюрпризы из бухгалтерии, что не хватает оригинала договора или нет нужных актов.

Это отнимает время у специалистов, которые должны заниматься своими непосредственными обязанностями.

Кейс компании Artsofte

Компания посчитала, во сколько обходится документооборот: 

  • 60 000 рублей в год на бумагу.
  • 480 000 рублей в год на почтовые и курьерские доставки.
  • 70 000 в год на картриджи для принтеров.
  • 2 250 000 тысяч рублей в год стоит время сотрудников-менеджеров, которые занимаются подписанием документов. 

При этом:

  • 8 квадратных метров офиса занимают шкафы с папками и архивами.
  • Весь декабрь бухгалтерия ищет акты, которых не хватает.
  • В год используется порядка 360 кг бумаги.

Однако проблема была не только в том, что бумажная волокита тормозила работу. Однажды из-за отсутствия актов компания проиграла в суде. Один из заказчиков проходил процедуру банкротства, а арбитражный управляющий подавал затраты на возврат средств всем компаниям, у которых формально оставались задолженности или невыполненные работы. Все работы компанией Artsofte были выполнены, но первичная документация утеряна. Так что суд был не на стороне компании. 

Все это отягощало работу, поэтому компания решила оптимизировать процесс — внедрить систему электронного документооборота (ЭДО).

Ожидания от перехода на электронный документооборот:

  • Моментальное подписание документов. Минимум – сокращение сроков подписания от недели до одного дня.
  • Хранение всех документов в системе, ни один акт больше не потеряется.
  • Работа с документами станет проще. Сотрудники будут тратить на нее в 4 раза меньше времени. Не юристы и бухгалтеры, а те, кто работает с подрядчиками.
  • В качестве бонуса: экономия на бумаге и обслуживании принтеров, а еще возможность освободить место от архивов.

Для перехода на ЭДО нужно было решить:

  1. Какую часть документооборота нужно перевести в электронный формат? Для того, чтобы наладить обмен документами с контрагентами потребуются одни системы и затраты, а чтобы с госорганами – другие.
  2. Сколько готовы на это тратить? Есть системы, которые нужно внедрять и настраивать. Есть разные типы подписи, и чтобы выпустить квалифицированную электронную подпись (КЭП), необходимо лично явиться в удостоверяющий центр и заплатить за подпись 1500 рублей. А потом еще оплачивать саму систему электронного документооборота.
  3. Определить, к каким системам ЭДО будет проще подключиться клиентам? При подборе нужно было также учитывать, что клиенты могут использовать сервисы электронного документооборота, которые могут не подойти к выбранной ЭДО. В некоторых случаях удобно комбинировать системы электронного документооборота, предварительно рассчитав, насколько это выгодно.

Глобально системы ЭДО делятся на три типа:

  1. Для внутреннего документооборота;
  2. Для внешнего документооборота (взаимодействие с контрагентами);
  3. Для подачи документов в госструктуры;

Сервисы могут сочетать в себе и все три типа. В основном, те, что подходят для работы с госорганами, подходят и для работы с контрагентами — Диадок, СБИС, Такском. Однако чтобы использовать эту систему, контрагент должен уже использовать электронный документооборот. Или такую же систему, или ту, с которой у нее есть роуминг — то есть между ними возможен обмен документами.

В том случае, если контрагент работает на бумаге, скорее всего, он не будет подключаться к такой системе, ведь ему придется в ней разбираться, выпускать подпись за 1500 рублей, ехать в удостоверяющий центр. Такой компании будет проще заплатить за доставку документов в печатном виде.

Какое решение выбрала компания?

Они объединились с партнерами из компании Safetech и создали сервис Nopaper, который позволил работать с неквалифицированной подписью – ее достаточно для подписания документов с контрагентами, а выпускается она гораздо проще, при этом технологически ее можно сделать безопасной.

Также было принято решение сделать акцент на использовании ЭДО со смартфона, чтобы директор, используя электронную подпись, мог подписывать документы из любой локации без доступа к компьютеру, а клиенты могли быстро и бесплатно выпустить электронную подпись в удаленном формате через приложение.

Таким образом, компании удалось добиться мобильности в подписании документов при сохранении их юридической значимости. В то же время он позволил директору, сотрудникам и контрагентам быстро и бесплатно подписывать документы, не посещая удостоверяющий центр.

Кроме того, сервис позволил оптимизировать документооборот с наемными сотрудниками, работающими в удаленном формате. В связи с тем, что часть сотрудников компании проживает за границей, обмен скан-копиями не имеет юридической силы, а использовать почту или курьерскую доставку для отправки договоров, заявлений, актов – долго и дорого, применяется практика подписания документов электронной подписью. Ключевая выгода перевода внутреннего документооборота в электронный формат это то, что сотрудники подписывают все документы вовремя.

Сложности перехода на ЭДО. Чего нельзя избежать

Оказалось, что внедрить электронный документооборот сложно, даже если вы сами разработали продукт, вы не в него верите, и все очень его любите. Вас все равно ждет:

1. Сопротивление сотрудников. При всей лояльности команды, в компании есть разные люди, и не все из них одинаково заинтересованы во внедрении новых подходов, даже если желают успеха самому продукту. Одно дело пропагандировать перемены, и другое — меняться самому.

Чтобы справиться с сопротивлением есть два средства: отсутствие выбора и понимание, для чего все это делается. Иногда людям нужно просто объяснить причины и цели, ведь в конце концов, это делается и в их интересах. Именно сотрудникам потом не придется ни за кем бегать, караулить оригиналы документов, собирать акты в январе.

2. Сопротивление контрагентов. Пока что компании удается переводить на сервис 4 из 10 контрагентов. Продолжается работа над тем, чтобы снизить порог вхождения — контрагентам всего лишь нужно скачать приложение и выпустить бесплатную подпись. 

В ближайшее время планируется запустить поддержку квалифицированной электронной подписи (КЭП), что позволит ее держателю подписывать документы, используя уже имеющуюся подпись. В таком случае пользователю не нужно проходить процедуру подтверждения личности и выпускать дополнительную подпись — он просто переходит по ссылке и подписывает документ.  

Очевидно, что нельзя подстроиться под всех: некоторые компании не хотят переходить на новые форматы работы, где-то нужно тратить время, чтобы их убедить. Но лучше потратить 15 минут и убедить их один раз, чтобы потом годами подписывать документы онлайн, чем с каждой бумажкой стоять по часу на почте. Или платить тому, кто там стоит.

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы компании, а оптимизирует их и ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате.

[Партнерский материал]