Мы привыкли слышать от руководителей истории о невероятной загруженности. Предприниматель говорит «я работаю до полуночи и сплю три часа в день», подбивая начинающих бизнесменов к аналогичному графику. Однако такой распорядок отнюдь не говорит о трудолюбии человека. Скорее — про неумение распоряжаться собственным временем. Если у предпринимателя не хватает часов на отдых или семью, то он выгорает, а вместе с ним сгорает и бизнес. Как систематизировать рабочий график и передать бразды управления заместителю, рассказал генеральный директор холдинга Black Horse Владимир Соколов.
Управляйте временем
Сегодня доступны десятки сервисов контроля времени и трекеров задач. От Google-календарей до таск-менеджеров — руководитель может грамотно распорядится как собственным графиком, так и следить за рабочим временем сотрудников. Если вы до сих пор используете стикеры, тратите часы на изучение отчетов и полагаетесь на ежедневные планерки, то попробуйте изменить подход.
Используйте digital-инструменты в повседневной работе. Сегодня внедрением систем «Битрикс24», «Мегаплана», Asana и других даже занимаются отдельные команды. Если у вас нет времени на самостоятельную интеграцию таск-менеджеров и треккеров задач, то нанять профильных специалистов — неплохая идея. Начните наведение порядка в собственном графике с этого простого шага. Если задач не убавится, придется задуматься о поиске заместителя.
Делегируйте задачи
Только в ремесленном бизнесе все зависит от одного человека. К ювелиру, фермеру или тому ремонтному мастеру из рекламы Яндекса, к сожалению, такое правило не относится. Однако если вы ответственны не только за себя, но и за команду, то с ростом компании придется нанимать заместителей.
Передача дел — одна из самых сложных задач для предпринимателя. Не каждый сразу готов делегировать задачи, с которыми ранее успешно справлялся самостоятельно. Важно заранее проконтролировать ситуацию, когда времени и сил уже не хватает на решение задач.
Возвращаться с работы в полночь — это ненормально, ни для вас, ни для вашего дела. Несколько правил поможет предпринимателю найти эффективного руководителя и без опаски делегировать обязанности.
Воспитывайте
Очень важно, чтобы заместитель знал все внутренние процессы компании. Неслучайно еще в советское время руководители воспитывались из рядовых сотрудников. Сегодня такая практика также используется в ряде компаний, но в большей степени популярна в сфере общепита. Например, в «Додо пицце» менеджер сначала должен научиться готовить пиццу, изучить кухню, товарооборот и прочие рабочие процессы. Таким образом, будущий руководитель будет в курсе каждого направления в компании — от ответственных сотрудников до поставщиков. К тому же, риск нанять халатного заместителя, интригана, «засланного казачка» снизится.
Оценивайте человека
Еще на стадии найма на работу оценивайте не только профессиональные качества, но и моральные. Закрепленные в документе миссии и цели познакомят потенциального сотрудника с ценностями компании. Это должен быть реальный документ с прописанными отношениями к команде, продукту, партнерам и клиентам.
Вместе с HR-специалистами разработайте задания, которые помогут понять, насколько человек порядочен, стрессоустойчив и не лишен ли лидерских качеств. Определите, какими целями движет будущий руководитель. Моделируя конфликтные и кризисные эпизоды в собеседованиях, можно определить, в каких случаях соискатель поставит собственные интересы выше компании.
Не держите в тисках
Не стремитесь контролировать каждый шаг вашего заместителя. Новоиспеченному руководителю будет и так нелегко первое время и дамоклов меч окажется только лишним. Ваша правая рука так и не научится принимать собственные решения, не проявит себя и просто выгорит от излишней опеки. Ставьте глобальные задачи, а не распыляйтесь на небольшие поручения. Например, не нужно просить руководителя проконтролировать работу инженеров. Ставьте задачу по выпуску конечного продукта. На еженедельных планерках интересуйтесь стадиями выполнения поручения.
Подготовьтесь к форс-мажорам
Жизнь предпринимателя — это бесконечный маятник событий, успешных и не очень. В отличие от 90-х, сегодня действительно незапланированных ситуаций в бизнесе становится все меньше. Большинство форс-мажоров — это события, к которым готовятся за день, неделю или месяц. Процессы должны быть заранее выстроены так, что если «шефа» нет на месте — работа не остановится. Заместитель должен уметь справляться с подобными ситуациями по заранее выстроенному сценарию работы.
Нужно создать подробный алгоритм работы в случае форс-мажора, где прописать контактные данные, ответственных лиц и необходимые действия. Таким образом, вы сможете не только предотвращать критические ситуации для компании, но и оценивать заместителей по понятному критерию. Если ситуация оказалась не в вашу пользу, то не услышите «я сделал все, что мог». Выяснить, насколько профессионально действовал заместитель, удастся только с заранее прописанным сценарием.
Также такое правило избавит вас от соблазна выступить судьей, взвалив ответственность за ошибку на одного человека. Всегда проще указать пальцем на заместителя, чем пересмотреть систему делегирования. Возможно, заместитель не справился из-за плохой организации работы, отсутствия нужных документов или конфликтов с подчиненными. Не торопитесь с приговором. Часть компаний давно ввели практику внутренних расследований. Станьте аудитором или наймите соответствующих специалистов — это поможет компании улучшить внутренние процессы и избавиться в будущем от форс-мажоров.
