Как без боли делегировать работу сотрудникам и создать систему, которая будет работать без личного участия владельца, рассказывает владелица сети турагентств Any Dreams Ольга Черепанова. 

Почему одни предприниматели успешные, загорелые и улыбчивые, успевают путешествовать, общаться с друзьями и уделять время своей семье, а другие еле сводят концы с концами, постоянно хмурые и не могут найти время на то, чтобы провести вечер в ресторане со своей половинкой? 

Секрет заключается в том, у первых есть команда, которой они могут делегировать большинство задач, они не стремятся вытянуть всё на себе и контролируют только стратегически важные вопросы. В то время как вторые уверены, что без их личного участия работа компании невозможна, никто не сделает лучше, чем они сами.

Ольга Черепанова – предприниматель, владелица сети турагентств Any Dreams, бизнес-консультант. Ольга ведёт бизнес более 12 лет, сейчас в её компании работает 70 человек в 10 офисах. Более 4 лет Ольга управляет своими предприятиями удаленно, за эти 4 года оборот компании вырос в два раза, а количество довольных клиентов увеличилось до 150 000 человек, в октябре 2019 года туристическое агентство Ольги получило премию Starway 2019 как лучшее турагентство региона. 

Шаг 1. Определите круг задач, которые необходимо делегировать

Я советую начать с трёх категорий: дела, которые занимают больше всего времени, затем регулярные однотипные задачи, и наконец, та работа, которую вы не любите.

Напишите инструкцию сотрудникам, как принимать решения в той или иной ситуации. Чем более развёрнутым и понятным будет руководство, тем выше вероятность, что люди смогут принимать правильные решения без звонка вам. Распределите полномочия и задачи, лучше это сделать письменно, чтобы каждый человек в компании понимал, за что он отвечает и что входит в его должностные обязанности.

Шаг 2. Выберите подходящего человека

Оцените ваш персонал: насколько члены команды готовы взять на себя ответственность, хватает ли им профессионализма, чтобы решить все вопросы без вас и вашей помощи. Сотрудники должны быть квалифицированными и надёжными.

Если на данном этапе ваши подчиненные выполняют только механическую работу, не умеют принимать решения, ничего не знают о перспективах развития вашей компании и в каждой сложной ситуации бегут к вам в кабинет с вопросом – это значит, что вы разбаловали свою команду, и прежде чем делегировать им задачи, вам нужно дорастить их до своего уровня. 

Проводите обучения, привлекайте консультантов со стороны, наблюдайте, кто из сотрудников ярче себя проявляет, стремится улучшить свои показатели и открыто предлагает свои идеи. Вам потребуется сильный вдохновляющий лидер с позитивным настроем — отрицательный настрой управляющего всегда негативно сказывается на работе сотрудников.

Шаг 3. Применяем тактику открытых вопросов

«Какие есть идеи по этой презентации?», «К какому сроку сделаешь?», – такие вопросы побуждают сотрудников проявлять инициативу и брать на себя ответственность.

Затем выставляем цели, сроки для каждой задачи, согласовывая их с сотрудником и своим таймингом. 

Шаг 4. Включите функцию «Контроль»

Это гарантия того, что поручения будут выполнены. Контроль лучше осуществлять двумя способами: дедлайн (оговаривается сразу при постановке задачи) и промежуточный контроль (за несколько дней до дедлайна спросите, успевает ли сотрудник и есть ли вопросы/проблемы).

Для удобства осуществления контроля я всем рекомендую вводить систему KPI (ключевые показатели эффективности). Определите те цифры, по которым можно анализировать ваш бизнес. Например, в туристическом бизнесе – это процент клиентов, которые приходят к нам повторно, а также рекомендуют нас друзьям. В ресторане это могут быть средний чек, количество новых посещений в месяц, количество банкетов. В продажах такими показателями могут быть: количество и качество звонков, которые совершают ваши менеджеры, процент выполнения плана и другие. И в одном бизнесе таких показателей может быть много. Когда по каждому пункту у сотрудников будет определен показатель, которого они должны достигнуть, вам будет проще контролировать, насколько эффективно персонал справляется с поставленными задачами.

Шаг 5. Обратная связь

Всегда давайте обратную связь сотрудникам, не только делайте замечания, но и хвалите.

Если вы приняли решение полностью отойти от личного управления компанией, важно показывать коллективу, что вы о них не забыли, интересуйтесь, как они себя чувствуют, какие у них бывают сложности в работе. Хорошо, если хотя бы раз в год вы будете находить время пообщаться с каждым лично, поблагодарить его за работу, поинтересоваться о том, как идут его дела. Люди лучше работают, если ощущают, что они значимы для компании, их достижения влияют на развитие фирмы, и у них есть перспективы для роста.

И последний совет: не бойтесь делегировать задачи

Именно делегирование открывает перед собственником ворота в «надёжную команду». Вы не только поручаете выполнять задачи, но и доверяете коллегам их выполнение.

Только через делегирование вы сможете выйти из операционного управления и начать дышать полной грудью!